La clé du succès d’une entreprise ou d’un projet entrepreneurial réside dans la gestion que vous en faites. Le manque de temps, d’énergie, la mauvaise organisation, l’impression de devoir être partout à la fois peuvent devenir vos ennemis principaux. Prendre du temps pour bien planifier votre gestion, déterminer l’importance des tâches à réaliser et avoir une routine bien définie sont autant de points primordiaux à ne pas négliger, que la base de tout travail productif. Découvrez maintenant les techniques pour simplifier vos tâches administratives.
L’agenda pour devenir maître du temps
Afin de travailler l’esprit tranquille, vous devez être au clair dans votre tête… et dans votre agenda. Qu’il soit numérique, en papier ou cloué à votre mur importe peu. Vous devez trouver la forme d’agenda qui vous convient le mieux, accessible et compréhensible facilement et qui vous permettra d’avoir une vision claire de vos échéances et des deadlines à respecter.
En plus de votre agenda propre à vous, vous pouvez également opter pour un agenda partagé avec votre équipe afin que chacun puisse y avoir accès. La clé d’une bonne organisation et d’une meilleure gestion de son temps réside dans la transparence d’un agenda.
Une boîte mail rangée, un esprit apaisé
Votre boîte mail vous angoisse ? Vous avez la boule au ventre rien qu’en cliquant sur l’application ? C’est probablement parce qu’elle est en désordre. Cet encombrement de bonnes et mauvaises nouvelles peut être une réelle source de stress dont il est important de prendre soin. Commencez par faire un véritable tri. Gardez les mails importants, en cours et nécessaires et n’ayez aucun scrupule à jeter tous les autres. Pensez aussi à vider votre corbeille, pour vraiment soulager votre esprit et de faire du bien à la planète. Ensuite, créez-vous différents dossiers afin de classer vos mails : « prospects », « clients en cours », « à traiter », « URGENT »… et à ajuster selon vos besoins. Tout comme votre bureau, votre boîte mail doit être propre et rangée pour que vous ayez envie de travailler.
L’as du rangement
Tout comme votre agenda ou votre boîte mail, vous devez être au clair avec vos dossiers. Qu’ils soient papiers ou numériques, l’important est surtout qu’ils soient accessibles en un clic et classés. Vous pouvez par exemple vous créer un exemple de dossier type, avec ses sous-dossiers et le répéter pour tous les autres.
Vous pouvez choisir de les classer comme vous voulez. Par ordre alphabétique, du client ou du projet, par importance et urgence à traiter, en fonction des deadlines, par ordre croissant ou décroissant pour les factures… C’est votre terrain de jeu ! Le tout est d’avoir un système de classification utile, propre à vous et qui vous facilitera la tâche. Rien de plus agaçant que de perdre une heure à chercher un dossier qui était sous vos yeux depuis le début.
Dans les starting block avec votre documentation
C’est l’étape pour faire rayonner et décliner votre identité visuelle sur tous les supports possibles. Pour cela, vous avez besoin de votre logo, son utilisation possible, les couleurs qui en font partie et votre typographie. Pour marquer les esprits de vos clients et prospects, il faut répéter votre univers visuel partout : réseaux sociaux, site internet, factures, supports de communication imprimés comme votre plaquette ou vos flyers, signature de mail…
Simplifiez-vous la vie en préparant des templates de documents à l’avance. Préparez un exemple de devis que vous pourrez décliner à l’infini et faites de même avec les autres documents officiels : factures, courrier, papeterie… Et si vous souhaitez avoir un peu d’aide pour gérer votre facturation, faites confiance à Henrri. Ce logiciel gratuit deviendra votre meilleur ami pour envoyer vos factures, vos relances, suivre vos devis, les classer… Tout ça sans effort !
Une méthode de travail des plus pointues
Vous aurez fini par le comprendre avec les méthodes précédentes, la gestion de vos tâches administratives doit être cadrée, organisée et claire. Pour ce faire, rien de mieux que de créer un certain processus de travail, une méthode spécifique. Organisez vos missions d’une certaine façon, avec un protocole à suivre point par point, que ce soit pour vous ou pour vos salariés. En faisant cela, vous vous assurez que tout le monde suive la même démarche de travail et le dialogue est ainsi facilité. Vous pouvez avoir recours à des fiches détaillées qui cadrent chaque type de missions : « Acquisition de prospects », « Processus clients », « Rendez-vous clients »… Le but n’est pas d’imposer une méthode de travail particulière mais de créer un espace dédié avec des processus que chacun peut s’approprier mais qui resteront universels à votre équipe. C’est parce que vous êtes clair et précis dans votre gestion que le travail est facilité pour tous.
La gestion d’entreprise et les tâches administratives peuvent faire peur pour des raisons différentes. Souvent, on considère les tâches administratives comme une longue perte de temps fatiguant. Pourtant, en utilisant des techniques simples et en faisait appel à des outils spéciaux, vous pouvez faire en sorte que cela augmente votre productivité et que vous deveniez ainsi un vrai professionnel de la gestion administrative ! Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter. Je suis là pour répondre à vos besoins et serais ravie de vous épauler dans vos démarches commerciales, financières et administratives !
