L’aspect financier est primordial pour une entreprise, et est l’un des paramètres du nerf de la guerre. Un bon suivi est nécessaire. Cela vous permettra de négocier avec les diverses parties, éviter des agios et dormir l’esprit tranquille. Voici quelques conseils pour bien prendre en main ses finances.

L’année dernière, un blog plus général était rédigé. Ici, nous allons nous consacré plus spécifiquement au prévisionnel et voir quels en sont les intérêts.

DEFINIR CES CHARGES ET CES RESSOURCE5

Savez vous ce qu’est une charge et une ressource ?

Les charges sont les dépenses réalisées et pouvant être récurrentes pour le bon fonctionnement de l’activité. Nous pouvons avoir, par exemple, le comptable, l’électricité, le loyer, la téléphonie, les salaires des employées, la TVA, les impôts (CVAE, impôts sur les sociétés..) etc …
Ces montants sont généralement connus et peuvent être prévisibles en terme de montant et en terme de périodicité.

Les entrées ou ressources, vous pouvez les connaître, si certains choses sont récurrentes (comme un abonnement, un client fidèle etc..). Certains métiers savent un peu près comment ça se passe, même si les montants varient. Ceci est lié notamment à la saisonnalité. Par exemple, les chocolatiers vendront beaucoup à noël, à pâques ; les fleuristes vendront plus à des jours clés, comme la Saint Valentin, la Toussaint … .

Les entrées sont censées couvrir vos charges. Parfois, certains mois, elles les couvrent ; pour d’autres non. Du moment qu’à la fin de l’année, les ressources couvrent vos charges (dépenses) ou s’équilibrent, tout va bien.

realiser un previsionnel

Après avoir définie les charges et les ressources, il faut définir leur périodicité. Est-ce mensuel, trimestrielle, annuel ? le loyer, la téléphonie, les salaires seront par exemple mensuel, tandis que les impôts seront trimestriels, à certaines dates (15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre) etc…

Dès que ces 2 étapes sont acquises, un tableau excel est à monter, reprenant les entrées et les sorties mois par mois. Dernières choses : essayer de bien savoir à quel moment dans le mois l’action se réalisera.

Ce tableau est à faire pour chaque année. La présentation est à faire comme bon vous semble, l’essentiel est que vous vous l’appropriez pour vous faciliter la tâche par la suite.

Ce système permettra de savoir quelles sont les mois les plus dures, et les mois les plus « cool ».
En fonction de ça, vous pourrez après interagir, « négocier » avec vos divers partenaires pour lisser vos paiements. Ainsi, vous passez les mois les plus difficiles plus sereinement. 
Prévoir vous évitera des surprises. Les fournisseurs apprécieront que vous prenez les devants. Enfin, il vous évitera des agios et des frayeurs pour l’incapacité de payer certaines charges.

Les mois dures, essayez d’avoir un délai de paiement client assez court et des délais fournisseurs assez long (ou paiement en plusieurs fois). Des systèmes existent et peuvent être mises en place pour jouer sur les délais de paiement. Des solutions sont évoquées et détaillées plus bas.

Enfin, ces divers étapes sont à faire en début d’année : vous avez votre tableau prévisionnel sur un premier onglet.

Un deuxième onglet est à créer, recopiant ainsi le premier tableau. Sur celui ci, vous allez suivre régulièrement vos mouvements : vous l’actualisez. Pour cela, vous allez vous assurez, en allant sur votre compte courant, que les ressources (paiement des factures) rentrent bien et que les charges sont bien payés. Le tableau est donc à mettre à jour régulièrement, toutes les semaines par exemple. Au fur et à mesure, vous constaterez si les mois seront difficiles ou non et prendre les devants

fOurniseur

Pour les fournisseurs, quand vous avez des mois plus délicats, vous avez plusieurs solutions.
Tout d’abord, vous pouvez leur demander un délai supplémentaire pour payer la facture.
La 2eme solution, c’est de voir avec votre fournisseur la possibilité de payer en plusieurs fois la facture et ceux de façon ponctuel.
En règle générale, les fournisseurs préfèrent être payer . Ils sont assez enclin à accepter votre proposition et sont assez compréhensifs. En effet, eux aussi peuvent parfois avoir des mois difficiles. De plus, ils seront plus confiants car ils voient, dans cette « négociation », une bonne gestion de la part de l’entreprise (= la prévoyance).

banque

Vous pouvez demander aux banques d’avoir un certain découvert fixe à l’année, et les mois difficiles, de l’utiliser.

D’autres moyens peuvent être mises en place, afin d’être payé plus rapidement par vos clients :

– l’affacturage : assez cher et certains clients ne sont pas acceptés car elles possèdent, au niveau de BÂLE II ou III, une mauvaise note. Ceci est lié à un certain nombre de paramètre (paiement, incident paiement, utilisation d’un découvert, incident crédit …). 

– l’escompte.

Ces trois solutions (découvert, affacturage et escompte) sont payants. 

Le tableau ci-dessus vous permettra de connaitre les mois les plus dures : prévenir la banque en amont sera toujours apprécier. Selon le cas, une solution sera trouvée. De plus, le tableau ci dessus 

client 

Sur la facture, des informations doivent apparaitre, notamment, une date de paiement, le moyen de paiement, le pénalité de retard, le montant HT et TTC, les prestations réalisées (missions, dates, heures etc…).

En terme de paiement, vous pouvez vous arranger avec le client. Ainsi, d’un client à l’autre, le moyen de paiement, la fréquence, le délai de paiement varient. Pour être sûre d’être payé, vous pouvez plusieurs systèmes :
– soit appliquer un système de ristourne : si la facture est payée immédiatement
– soit obtenir un acompte lors de la signature du devis (notamment si vous engagez des frais, tel que l’achat de matériel)
– soit demander d’être payer en totalité en avance.

Si le paiement n’arrive pas, n’hésitez pas à revenir vers eux.

Sur la facture, si le paiement n’arrive pas en temps et en heure, et ce malgré des relances, des pénalités de retard s’appliquent.
Dans ce cas, n’oubliez pas d’indiquer, via une mention sur votre facture, 2 éléments : la première, le retard de paiement (dépassant la date), engendre des pénalités de retard ; la deuxième, de préciser les modalités des pénalités de retard.

dernier conseil 

Mon dernier conseil est : le tableau prévisionnel est là pour gérer au mieux votre compte. Elle vous permettra de communiquer avec les diverses parties et de prendre les devants pour éviter tout ennuie. Prendre le problème en amont sera toujours apprécier par vos partenaires, qui seront donc plus enclin à trouver une solution avec vous. De plus, vous dormirez plus sereinement car vous aurez prie les devants et éviter trois éléments : des sueurs froides, le paiement des agios et la confiance de vos partenaires : ces derniers vous percevront comme bon gestionnaire.

Pour conclure, je conçois que la mise en place et le suivi d’un tel outil est fastidieux. Le suivi doit être régulier et récurrent (10 min par semaine par exemple). Vous constaterez cependant que cela comporte plusieurs avantages et vous évitera bien des tracas. 

Pour les entrepreneurs vraiment « allergiques » à ces tâches et qui n’arrivent pas à s’y mettre, la dernière solution est d’éventuellement employer quelqu’un, quelques heures par semaine.

Au départ, cela nécessite éventuellement de l’investissement, notamment pour trouver la perle rare. Mais après, cette personne vous aidera, accompagnera et vous enlèvera une épine du pied. Ainsi, elle vous soulagera au quotidien

Voici quelques conseils pour vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps.   

DEFINIR LES TÂCHES ADMINISTRATIFS

Avant toutes choses, il faut déjà savoir quelles sont les tâches administratives qui découlent de l’entreprise. Certaines tâches existent pour toutes entreprises telles que la facturation par exemple, d’autres tâches ne le sont pas, comme la gestion des stocks. 

Ensuite, il faut définir les tâches importantes à nos yeux, et ceux secondaires. Il faut aussi réfléchir sur la périodicité de chaque tâche. Par exemple, l’envoie des éléments comptables peut se faire trimestriellement, le classement hebdomadairement, la facturation mensuellement etc…

S’accorder du temps toutes les semaines pour ces tâches 

Quand les tâches administratives sont définis et que vous avez défini leur priorité et périodicité, vous avez le choix sur plusieurs méthodes :
– Soit vous vous bloquez une demi journée par semaine.
– Soit vous réalisez la tâche (classement de la facture par exemple) dès qu’il arrive.

Chaque méthode a ces avantages et inconvénients, à vous de choisir. 

Avoir un classement imparable et irreprochable 

Un classeur par thème peut être utile et une idée. Les thèmes peuvent être « fournisseurs », « clients », « banques », « divers », « contrat » etc…

En plus des classeurs, ce type de classement peut s’appliquer informatiquement. Si vous avez les deux, faites en sorte que le classement soit identique. 

Ce genre de classement est aussi à étudier avec votre comptable. D’autres types de classement peuvent être envisagés.

Utiliser des outils vous permettant de gagner du temps

Certains outils gratuits peuvent vous aider à réaliser des tâches plus rapidement, tel que « HENRRY » pour la réalisation de facture ou de devis. Cet outil vous permet aussi de voir l’évolution du chiffre d’affaires, et peut aussi être un pense bête pour relancer les prospects (après envoie de devis) ou les clients (pour le paiement de la facture arrivant à la date butoir).

En fonction de vos besoins, Excel / word peuvent aussi vous aider à gagner du temps. Notamment dans le cadre du publipostage par exemple, ou dans le suivi de votre trésorerie..

Echanger avec d’autres entrepreneurs pour connaitre leurs bonnes pratiques

Rien de tel que d’échanger avec d’autres entrepreneurs pour avoir des tuyaux. Ils sont confrontés au même problème, et les gèrent différemment, sans que vous ayez penser à faire de même. Ils peuvent vous donner donc des solutions, ou vous donner des outils plus appropriés pour réaliser vos tâches.

mettre en place des modeles

Via Word, vous pouvez créer des modèles utilisables à tout instant. Ces modèles peuvent tourner autour de la facturation, des devis, des mails, les conditions générales ….

Ces modèles vous permettront d’éviter de rédiger à chaque fois le document en question. Vous avez donc un gain de temps incroyable, et vous évite aussi des erreurs, des oublis.
En effet, et par exemple, une certaine réglementation encadre les factures et les devis (des informations doivent y apparaitre impérativement). Si les modèles existent, ca vous évitera de devoir rechercher les informations concernées.

se faire aider / employer quelqu’un 

Pour les entrepreneurs vraiment « allergiques » à ces tâches et qui n’arrivent pas à s’y mettre, la dernière solution est d’éventuellement employer quelqu’un, quelques heures par semaine.

Au départ, cela nécessite éventuellement de l’investissement, notamment pour trouver la perle rare. Mais après, cette personne vous aidera, accompagnera et vous enlèvera une épine du pied. Ainsi, elle vous soulagera au quotidien

Tant de solutions existent pour rendre les tâches administratives plus « cool », plus  » vivable au quotidien, vous permettant ainsi de gagner du temps, d’éviter des erreurs et de vous concentrer sur votre cœur de métier.

L’été est maintenant terminé. Vous avez pu bien vous ressourcer et vous gorger de soleil. La rentrée arrive à grand pas. Pleins d’évènements enrichissante approchent, que ça soit en présentiel ou en distance, localement ou au niveau national et sur tous les aspects : apprentissage / formation, assistanat, commerciale, finance.
Profitez en bien. 

LES rencontres d’affaires #adn business – 7 septembre de 8h30 a 17h

Apoge.org : mode d’emploi – 7 septembre de 9h a 9h45

Organisez en distanciel par la CCI Alsace, vous découvrirez comment fonctionne cet outil qui facilite la recherche des marchés publics. En effet, plus de 1 500 avis sont mises en ligne sur cette plateforme. C’est donc un outil de prospection sur le marché public très porteur. Ce webinaire est animé par Stéphane PASTOR, chef de projet au Pôle Commande Publique Grand Est. Les inscriptions sont gratuites. La date limite d’inscription se fait jusqu’à la veille du webinaire. 

salon creer, reprendre et developper sa boite en alsace – 16 novembre DE 9H A 18H

Ce salon incontournable pour les créateurs, repreneurs et toutes autres personnes liées à une entreprise. Organisé à palais des congrès à Strasbourg, il regroupe plus de 80 exposants et propose plusieurs ateliers, séminaires, conférences. 10 pôles sont présents : pôle Institutions et collectivités, pôle reprise d’entreprise,  Pôle Banque, aides financières et cautionnement, Pôle start’up, Pôle conseil et accompagnement, Pôle prestations de services, Pôle franchise, Pôle hébergement et immobilier d’entreprise, Pôle protection sociale et emploi et assurance et Pole franco-allemand. Pleins de sujet y sont abordés, tel que la finance, la création d’entreprise, la prévoyance … Il permet d’acquérir des connaissances sur la création d’entreprise, de se faire un réseau, de bénéficier de savoir-faire et de pouvoir participer à des ateliers sur des thèmes concret. 
Pour ce faire, allez sur le site de la CCI Alsace, organisatrice de salon, et vous y trouvez toutes les informations pratiques.

la cci s’invite à la maison – tous les mercredis du 8 septembre au 8 decembre dE 10h A 15h

Ce dispositif vous permet d’assister en visioconférence sur TEAMS à une présentation de l’apprentissage et d’échanger avec un Conseiller qui répondra à toutes vos questions. 2 modules sont évoqués. Les dates, les heures et les inscriptions sont accessibles sur le site de la CCI Alsace.

les webinars de la chambre des metiers d’alsace 

La chambre des métiers d’Alsace organise, en visioconférence, des conférences. Le programme est le suivant :

Chaque lundi à 11h : LA STRATÉGIE DIGITALE ET LES OUTILS NUMÉRIQUE

Chaque mardi à 10h : LES MÉTIERS D’AR

Chaque mercredi de 13h30 à 14h30 pour les jeunes : LES MERCREDIS MÉTIERS
Ce Webinar, gratuit pour les ados et leurs parents, donnera des informations sur les métiers de l’artisanat et l’apprentissage. Les inscriptions se font en ligne ou par mail à  webinaire@cma-moselle.fr

Chaque mercredi de 16H à 17H30 : Pour les entreprises

Ce Webinaire est gratuit et l’inscription se fait en ligne. Il évoque divers points, notamment pour accompagner les entreprises sur l’apprentissage. 

Chaque jeudi : LES JEUDIS DU DÉVELOPPEMENT DURABLE
 Il abordera les aides financières, les évolutions réglementaires, les solutions concrètes, les astuces. Le programme complet est à consulter sur le site de la chambre des métiers.

Chaque vendredi de 14h à 15h : LES VENDREDIS DE LA CRÉATION
 

Tout le détail de la programmation se trouve ici : https://crma-grandest.fr/nos-webinaires/

les webinars via webikeo

 Webikeo est un site reprenant multitudes de webinars. Les thèmes sont tellement variés et il y en a tellement qu’il est difficile de tous les reprendre. Cela touche la RH, la formation, le management, le commercial, la finance, l’international, le juridique … Je ne peux que vous suggérez d’aller consulter régulièrement ce site pour constater les webinars pouvant vous intéresser : www.webikeo.fr . 

Vous pourrez constater que la reprise est là et commence sur des chapeaux de roue. Les différents acteurs locaux ou nationaux vous proposent divers interventions pour vous préparer au mieux à la rentrée et vous aider dans vos projets. Donc attrapez votre agenda, votre café ! Je vous souhaite une bonne rentrée.