Pour les entrepreneurs vraiment « allergiques » à ces tâches et qui n’arrivent pas à s’y mettre, la dernière solution est d’éventuellement employer quelqu’un, quelques heures par semaine.
Au départ, cela nécessite éventuellement de l’investissement, notamment pour trouver la perle rare. Mais après, cette personne vous aidera, accompagnera et vous enlèvera une épine du pied. Ainsi, elle vous soulagera au quotidien
Voici quelques conseils pour vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps.
DEFINIR LES TÂCHES ADMINISTRATIFS
Avant toutes choses, il faut déjà savoir quelles sont les tâches administratives qui découlent de l’entreprise. Certaines tâches existent pour toutes entreprises telles que la facturation par exemple, d’autres tâches ne le sont pas, comme la gestion des stocks.
Ensuite, il faut définir les tâches importantes à nos yeux, et ceux secondaires. Il faut aussi réfléchir sur la périodicité de chaque tâche. Par exemple, l’envoie des éléments comptables peut se faire trimestriellement, le classement hebdomadairement, la facturation mensuellement etc…
S’accorder du temps toutes les semaines pour ces tâches
Quand les tâches administratives sont définis et que vous avez défini leur priorité et périodicité, vous avez le choix sur plusieurs méthodes :
– Soit vous vous bloquez une demi journée par semaine.
– Soit vous réalisez la tâche (classement de la facture par exemple) dès qu’il arrive.
Chaque méthode a ces avantages et inconvénients, à vous de choisir.
Avoir un classement imparable et irreprochable
Un classeur par thème peut être utile et une idée. Les thèmes peuvent être « fournisseurs », « clients », « banques », « divers », « contrat » etc…
En plus des classeurs, ce type de classement peut s’appliquer informatiquement. Si vous avez les deux, faites en sorte que le classement soit identique.
Ce genre de classement est aussi à étudier avec votre comptable. D’autres types de classement peuvent être envisagés.
Utiliser des outils vous permettant de gagner du temps
Certains outils gratuits peuvent vous aider à réaliser des tâches plus rapidement, tel que « HENRRY » pour la réalisation de facture ou de devis. Cet outil vous permet aussi de voir l’évolution du chiffre d’affaires, et peut aussi être un pense bête pour relancer les prospects (après envoie de devis) ou les clients (pour le paiement de la facture arrivant à la date butoir).
En fonction de vos besoins, Excel / word peuvent aussi vous aider à gagner du temps. Notamment dans le cadre du publipostage par exemple, ou dans le suivi de votre trésorerie..
Echanger avec d’autres entrepreneurs pour connaitre leurs bonnes pratiques
Rien de tel que d’échanger avec d’autres entrepreneurs pour avoir des tuyaux. Ils sont confrontés au même problème, et les gèrent différemment, sans que vous ayez penser à faire de même. Ils peuvent vous donner donc des solutions, ou vous donner des outils plus appropriés pour réaliser vos tâches.
mettre en place des modeles
Via Word, vous pouvez créer des modèles utilisables à tout instant. Ces modèles peuvent tourner autour de la facturation, des devis, des mails, les conditions générales ….
Ces modèles vous permettront d’éviter de rédiger à chaque fois le document en question. Vous avez donc un gain de temps incroyable, et vous évite aussi des erreurs, des oublis.
En effet, et par exemple, une certaine réglementation encadre les factures et les devis (des informations doivent y apparaitre impérativement). Si les modèles existent, ca vous évitera de devoir rechercher les informations concernées.
se faire aider / employer quelqu’un
Pour les entrepreneurs vraiment « allergiques » à ces tâches et qui n’arrivent pas à s’y mettre, la dernière solution est d’éventuellement employer quelqu’un, quelques heures par semaine.
Au départ, cela nécessite éventuellement de l’investissement, notamment pour trouver la perle rare. Mais après, cette personne vous aidera, accompagnera et vous enlèvera une épine du pied. Ainsi, elle vous soulagera au quotidien
Tant de solutions existent pour rendre les tâches administratives plus « cool », plus » vivable au quotidien, vous permettant ainsi de gagner du temps, d’éviter des erreurs et de vous concentrer sur votre cœur de métier.
