Finance : comment faire un prévisionnel et pourquoi.

L’aspect financier est primordial pour une entreprise, et est l’un des paramètres du nerf de la guerre. Un bon suivi est nécessaire. Cela vous permettra de négocier avec les diverses parties, éviter des agios et dormir l’esprit tranquille. Voici quelques conseils pour bien prendre en main ses finances.

L’année dernière, un blog plus général était rédigé. Ici, nous allons nous consacré plus spécifiquement au prévisionnel et voir quels en sont les intérêts.

DEFINIR CES CHARGES ET CES RESSOURCE5

Savez vous ce qu’est une charge et une ressource ?

Les charges sont les dépenses réalisées et pouvant être récurrentes pour le bon fonctionnement de l’activité. Nous pouvons avoir, par exemple, le comptable, l’électricité, le loyer, la téléphonie, les salaires des employées, la TVA, les impôts (CVAE, impôts sur les sociétés..) etc …
Ces montants sont généralement connus et peuvent être prévisibles en terme de montant et en terme de périodicité.

Les entrées ou ressources, vous pouvez les connaître, si certains choses sont récurrentes (comme un abonnement, un client fidèle etc..). Certains métiers savent un peu près comment ça se passe, même si les montants varient. Ceci est lié notamment à la saisonnalité. Par exemple, les chocolatiers vendront beaucoup à noël, à pâques ; les fleuristes vendront plus à des jours clés, comme la Saint Valentin, la Toussaint … .

Les entrées sont censées couvrir vos charges. Parfois, certains mois, elles les couvrent ; pour d’autres non. Du moment qu’à la fin de l’année, les ressources couvrent vos charges (dépenses) ou s’équilibrent, tout va bien.

realiser un previsionnel

Après avoir définie les charges et les ressources, il faut définir leur périodicité. Est-ce mensuel, trimestrielle, annuel ? le loyer, la téléphonie, les salaires seront par exemple mensuel, tandis que les impôts seront trimestriels, à certaines dates (15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre) etc…

Dès que ces 2 étapes sont acquises, un tableau excel est à monter, reprenant les entrées et les sorties mois par mois. Dernières choses : essayer de bien savoir à quel moment dans le mois l’action se réalisera.

Ce tableau est à faire pour chaque année. La présentation est à faire comme bon vous semble, l’essentiel est que vous vous l’appropriez pour vous faciliter la tâche par la suite.

Ce système permettra de savoir quelles sont les mois les plus dures, et les mois les plus « cool ».
En fonction de ça, vous pourrez après interagir, « négocier » avec vos divers partenaires pour lisser vos paiements. Ainsi, vous passez les mois les plus difficiles plus sereinement. 
Prévoir vous évitera des surprises. Les fournisseurs apprécieront que vous prenez les devants. Enfin, il vous évitera des agios et des frayeurs pour l’incapacité de payer certaines charges.

Les mois dures, essayez d’avoir un délai de paiement client assez court et des délais fournisseurs assez long (ou paiement en plusieurs fois). Des systèmes existent et peuvent être mises en place pour jouer sur les délais de paiement. Des solutions sont évoquées et détaillées plus bas.

Enfin, ces divers étapes sont à faire en début d’année : vous avez votre tableau prévisionnel sur un premier onglet.

Un deuxième onglet est à créer, recopiant ainsi le premier tableau. Sur celui ci, vous allez suivre régulièrement vos mouvements : vous l’actualisez. Pour cela, vous allez vous assurez, en allant sur votre compte courant, que les ressources (paiement des factures) rentrent bien et que les charges sont bien payés. Le tableau est donc à mettre à jour régulièrement, toutes les semaines par exemple. Au fur et à mesure, vous constaterez si les mois seront difficiles ou non et prendre les devants

fOurniseur

Pour les fournisseurs, quand vous avez des mois plus délicats, vous avez plusieurs solutions.
Tout d’abord, vous pouvez leur demander un délai supplémentaire pour payer la facture.
La 2eme solution, c’est de voir avec votre fournisseur la possibilité de payer en plusieurs fois la facture et ceux de façon ponctuel.
En règle générale, les fournisseurs préfèrent être payer . Ils sont assez enclin à accepter votre proposition et sont assez compréhensifs. En effet, eux aussi peuvent parfois avoir des mois difficiles. De plus, ils seront plus confiants car ils voient, dans cette « négociation », une bonne gestion de la part de l’entreprise (= la prévoyance).

banque

Vous pouvez demander aux banques d’avoir un certain découvert fixe à l’année, et les mois difficiles, de l’utiliser.

D’autres moyens peuvent être mises en place, afin d’être payé plus rapidement par vos clients :

– l’affacturage : assez cher et certains clients ne sont pas acceptés car elles possèdent, au niveau de BÂLE II ou III, une mauvaise note. Ceci est lié à un certain nombre de paramètre (paiement, incident paiement, utilisation d’un découvert, incident crédit …). 

– l’escompte.

Ces trois solutions (découvert, affacturage et escompte) sont payants. 

Le tableau ci-dessus vous permettra de connaitre les mois les plus dures : prévenir la banque en amont sera toujours apprécier. Selon le cas, une solution sera trouvée. De plus, le tableau ci dessus 

client 

Sur la facture, des informations doivent apparaitre, notamment, une date de paiement, le moyen de paiement, le pénalité de retard, le montant HT et TTC, les prestations réalisées (missions, dates, heures etc…).

En terme de paiement, vous pouvez vous arranger avec le client. Ainsi, d’un client à l’autre, le moyen de paiement, la fréquence, le délai de paiement varient. Pour être sûre d’être payé, vous pouvez plusieurs systèmes :
– soit appliquer un système de ristourne : si la facture est payée immédiatement
– soit obtenir un acompte lors de la signature du devis (notamment si vous engagez des frais, tel que l’achat de matériel)
– soit demander d’être payer en totalité en avance.

Si le paiement n’arrive pas, n’hésitez pas à revenir vers eux.

Sur la facture, si le paiement n’arrive pas en temps et en heure, et ce malgré des relances, des pénalités de retard s’appliquent.
Dans ce cas, n’oubliez pas d’indiquer, via une mention sur votre facture, 2 éléments : la première, le retard de paiement (dépassant la date), engendre des pénalités de retard ; la deuxième, de préciser les modalités des pénalités de retard.

dernier conseil 

Mon dernier conseil est : le tableau prévisionnel est là pour gérer au mieux votre compte. Elle vous permettra de communiquer avec les diverses parties et de prendre les devants pour éviter tout ennuie. Prendre le problème en amont sera toujours apprécier par vos partenaires, qui seront donc plus enclin à trouver une solution avec vous. De plus, vous dormirez plus sereinement car vous aurez prie les devants et éviter trois éléments : des sueurs froides, le paiement des agios et la confiance de vos partenaires : ces derniers vous percevront comme bon gestionnaire.

Pour conclure, je conçois que la mise en place et le suivi d’un tel outil est fastidieux. Le suivi doit être régulier et récurrent (10 min par semaine par exemple). Vous constaterez cependant que cela comporte plusieurs avantages et vous évitera bien des tracas.